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Personaleinsatzplanung in Corona Zeiten

25. Januar 2021 - 10:37
Prof Dr. Floran Schümann, Geschäftführer intercept solutions

Workforce Management im Zeichen von Corona

Schon vor SARS-CoV-2 war ein fundamentaler Wandel in der Arbeitswelt im Gange, bei dem Arbeit räumlich und zeitlich zunehmend flexibilisiert wurde. Dabei wurde immer mehr Verantwortung auf die Beschäftigten übertragen. Corona hat diesen Trend befeuert und neue Aspekte ins Spiel gebracht. Viele Verantwortliche sehen sich vor die Herausforderung gestellt, postpandemische, komplexitäts-verstärkende Einflussfaktoren in die Personaleinsatzplanung zu integrieren. Es geht mittlerweile um mehr, als die Planung flexibler Arbeitszeiten. Plötzlich gehört auch die Planung von virtuellen Strukturen verteilt über Büros und Heimarbeitsplätze oder die Berücksichtigung von Abstandsregelungen zum Tagesgeschäft. Es manifestiert sich, dass die Corona-Pandemie eine Zeitenwende eingeläutet hat und disruptive Einflüsse sich nicht nur auf das gesellschaftliche Leben auswirken, sondern auch traditionelle Geschäftsmodelle radikal infrage gestellt, aber auch neue entstehen werden. Für genaue Prognosen ist es noch zu früh, aber die neuen Anforderungen an das Arbeitsleben zeichnen sich bereits deutlich ab. Das betrifft insbesondere die Organisation von Arbeitszeiten, aber auch die Verteilung Letzterer auf Arbeitsorte. Unternehmen, die hier schon vorgearbeitet haben, konnten zur Reduktion der Infektionsrisiken ganze Belegschaften innerhalb von Tagen in die Homeoffices outsourcen.

Die Grenzen traditioneller Personaleinsatzplanungsmethoden verschieben sich

Allerdings zeigten sich auch schnell neue, organisatorische Herausforderungen, vor allem für Verantwortliche, die ihr Personal bislang flächenoptimiert in Großraumbüros untergebracht haben. Plötzlich werden die Grenzen traditioneller Methoden der Personaleinsatzplanung sichtbar. Nicht wenige verspüren den Veränderungsdruck und suchen händeringend nach Möglichkeiten, schnell und unkompliziert das Motto „Flexible Working“ in die Praxis umzusetzen. Analytisch betrachtet lässt sich dies in drei Schritten vollziehen, die zeitgemäße Algorithmen beherrschen sollten:

1. Die Planung der Wunscharbeitszeiten unter dem Primat der Bedarfsdeckung

Im ersten Schritt geht es darum, Ressourcen optimal auszuschöpfen und einzuteilen und dabei den regulatorischen Rahmenbedingungen des Arbeitszeitgesetzes, von Betriebsvereinbarungen oder dem Bundesurlaubsgesetz Rechnung zu tragen. Im Idealfall werden dabei die Wunscharbeitszeiten der Mitarbeiter berücksichtigt. Denn Arbeitgeberattraktivität entsteht ganz wesentlich dadurch, dass Beschäftigte sich ernst genommen, verstanden und in ihren individuellen Wünschen nach Arbeitszeit- und zunehmend auch Arbeitsort berücksichtigt fühlen.

Ergebnis dieses Planungsschrittes:
Die optimale Bedarfsdeckung bei Maximierung der Arbeitszeit Wunscherfüllungsquoten.

2. Verteilung der Belegschaft auf Homeoffices und Geschäftsräume

Neuland betreten die meisten Unternehmen, wenn sie ihren Mitarbeitern Wahlmöglichkeiten hinsichtlich des Arbeitsorts einräumen möchten. Dabei wird gerade hier das bisher ungenutzte, volkswirtschaftliche Potenzial deutlich. Zwar mit Einschränkungen, aber immerhin schafft es die halbe Bevölkerung, ihre beruflichen Aktivitäten mit der Betreuung der Kleinsten, Homeschooling oder der Versorgung von Risikogruppen in Einklang zu bringen. Viele Menschen freuen sich über signifikante Zeitgewinne durch eingesparte Arbeitswege oder unnötige Meetings. All das nährt den Wunsch nach zeit-, aber auch ortsunabhängiger beruflicher Aktivität.

Weitere Fragen, mit denen sich Ressourcenplaner künftig auseinandersetzen müssen, sind deshalb:

  • Welche Tätigkeiten können aufgrund der technischen Voraussetzungen oder gesetzlicher Vorgaben ins Homeoffice verlagert werden?
  • Welche Personen können ihre Arbeit aufgrund ihrer Qualifikationen im Homeoffice verrichten?
  • Wie soll die Aufteilung der individuellen Arbeitszeit auf Homeoffice und Büro gewichtet werden?

Ergebnis dieses Planungsschrittes:
Optimale Verteilung der Personalressourcen. Und bei Gefahr in Verzug kann schnell die ideale Verteilung der Mitarbeiter auf Homeoffices und Büros berechnet und die Mitarbeiter entsprechend ihren Skills dem richtigen Arbeitsort zugeordnet werden.

3. Risikominimierende Raum- und Arbeitsplatzplanung innerhalb der Geschäftsräume

Der dritte Schritt gewinnt gerade in Zeiten erhöhter Infektionsrisiken an Bedeutung. Bereits zu Beginn der Pandemie wurden Arbeitgeber in die Pflicht genommen, ihrer besonderen Verantwortung für ihre Mitarbeiter gerecht zu werden, um sie vor Infektionen zu schützen und Infektionsketten, die im Betrieb entstehen, schnell zu identifizieren und den Beschäftigten - wo möglich - Heimarbeit zu ermöglichen.

Der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) konkretisiert die Vorgaben und sieht einen Mindestabstand zwischen Personen von 1,5 Metern vor. Raumkapazitäten sollen so genutzt werden, dass Mehrfachbelegungen von Räumen vermieden werden oder aber ausreichend Schutzabstände gegeben sind. Überdies ist gefordert, die Belegungsdichte von Arbeitsbereichen und gemeinsam genutzten Einrichtungen (Kantinen, Aufzüge und Treppenhäuser) durch versetzte Arbeits- und Pausenzeiten zu minimieren.

Der originäre Zweck einer Arbeitsplatzplanung einer effizienten Auslastung der vorhandenen Kapazitäten erfordert bei lebhaftem Infektionsgeschehen also zusätzlich die Einbeziehung einer langen Liste weiterer Planungsparameter:

  • Architektonische Gegebenheiten (Standorte, Gebäudestrukturen, Etagen und Grundrisse)
  • Anzahl und Anordnung der Arbeitsplätze im Büro
  • Ausstattung der einzelnen Arbeitsplätze (technisch)
  • Aufteilung zwischen festen und variablen Arbeitsplätzen
  • Einfach- und Mehrfachbelegung
  • Raumpräferenzen der Mitarbeiter
  • Räumliche Trennung von Teams sowie Mindestabstände.

Auch die situativ-dynamische Anpassungsfähigkeit bei der Verordnung oder der Aufhebung von Quarantäne Maßnahmen wird auf unbestimmte Zeit ein Faktor sein.

Ergebnis dieses Planungsschrittes:
Komplettierung des Dreiklangs aus Arbeitszeitflexibilisierung, Arbeitsortflexibilisierung sowie effizienter und gleichzeitig Risiko minimierender Bürobelegung.

Die Personaleinsatzplanung der Zukunft

Personaleinsatzplanung ist seit jeher ein komplexes und herausforderndes Metier, spätestens seitdem zusätzlich zum Primat der Bedarfsdeckung die Maximierung der Arbeitszeitwunscherfüllung zum Standard moderner Workforce Management-Lösungen (WFM) erhoben wurde. Die nächste Ausbaustufe dürfte nun aufgrund der globalen Schocks der jüngeren Vergangenheit auf dem Fuß folgen, was sich in deutlich höheren Varietätsanforderungen an WFM-Systematiken äußern wird.

Fortschrittliche Workforce Management-Systeme sind mehr als reine Schichtplanungsmaschinen. Wer neuen planerischen Herausforderungen offensiv begegnen möchte, um sich für künftige Herausforderungen zu wappnen und das große Chancenpotenzial zu heben, sollte die Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatzeit kombiniert mit flexibler Raumplanung im Blick haben. So kann sich jedes Unternehmen gegenüber seinen Beschäftigten insbesondere in turbulenten Zeiten als verantwortungsvoller Partner als Mittel zum Zweck präsentieren, den Wandel in Richtung einer antifragilen Organisation voranzutreiben, um aus der nächsten, sicher eintretenden Krise sogar gestärkt hervorgehen zu können.

Corona-Contact-Tracing-Report

Im Infektionsfall von Beschäftigten muss alles sehr schnell gehen. Die Meldepflicht greift und dem Gesundheitsamt müssen die Kontaktdaten von infizierten Mitarbeitern übermittelt werden.

Aber nicht nur das: Auch mögliche Kontaktpersonen sind zwecks Rückverfolgung des Infektionsgeschehens anzugeben. Werden die Beschäftigten - wie im Artikel beschrieben – anhand von drei Schritten geplant, kann per Knopfdruck ausgeworfen werden:
•    Welche infizierte Person
•    wann
•    mit wem
•    in welchem Raum  
zusammen anwesend war. Innerhalb von Minuten kann ein Unternehmen so seiner Meldepflicht nachkommen, statt aufwändige Recherchen durchführen zu müssen und im Zweifel nicht alle Personen erfasst zu haben.

 

Kontakt zum Autor:

Prof. Dr. Florian Schümann
INTERcept Solutions GmbH
Grelckstraße 36
22529 Hamburg

Telefon    +49 (0) 40 - 42 94 86 68-0
E-Mail     info@intercept.de
Web        www.intercept.de

 

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